{"id":265,"date":"2024-05-23T07:15:43","date_gmt":"2024-05-23T05:15:43","guid":{"rendered":"http:\/\/192.168.1.232\/index.php\/titel\/nuzung-biffo\/dokumente\/"},"modified":"2024-06-20T13:36:36","modified_gmt":"2024-06-20T11:36:36","slug":"dokumente","status":"publish","type":"docs","link":"https:\/\/biffo.de\/index.php\/titel\/nuzung-biffo\/dokumente\/","title":{"rendered":"Dokumente"},"content":{"rendered":"\n

Dokumente<\/h2>\n\n\n\n

Der wichtigste Bestandteil eines DMS sind wohl „Dokumente“. Ohne Dokumente erscheint der Betrieb eines DMS auch nicht gerade sinnvoll?<\/p>\n\n\n\n

\"\"<\/figure>\n\n\n\n

Der Dokumentenbereich gestaltet sich in verschiedene Bereiche. Zwischen dem Men\u00fc (linke Seite) und dem Dokumentenbereich (rechte Seite) k\u00f6nnen verschieden Dialoge mit unterschiedlichen Funktionen eingeblendet werden. Im oberen Bereich befindet sich eine Buttonleiste, an der sich Einstellungen f\u00fcr die Ansicht der Dokumente angliedern.<\/p>\n\n\n\n

Die Buttonleiste und ihre Funktionen im \u00dcberblick:<\/p>\n\n\n\n

Button<\/strong><\/td>Funktion<\/strong><\/td>Beschreibung<\/strong><\/td><\/tr>
\"\"<\/td>Alle markieren<\/td>Markiert alle Dokumente die gerade im Dokumentenbereich angezeigt werden.<\/td><\/tr>
\"\"<\/td>Markierung aufheben<\/td>Hebt die Markierung der Dokumente wieder auf.<\/td><\/tr>
\"\"<\/td>Dokumente in die Kategorie gel\u00f6scht verschieben?<\/td>L\u00f6scht die markierten Dokumente aus der aktiven Dokumentenansicht. Dokumente befinden sich danach in der Kategorie „Deleted“.<\/td><\/tr>
\"\"<\/td>Ansicht Aktualisieren<\/td>F\u00fchrt einen Refresh der Dokumentenliste durch.<\/td><\/tr>
\"\"<\/td>In die Listen\u00fcbersicht wechseln.<\/td>Wechselt die Darstellung der Dokumente in eine Listen\u00fcbersicht.<\/td><\/tr>
\"\"<\/td>In die Kalender\u00fcbersicht wechseln.<\/td>Wechselt in die Darstellung, mit der Dokumente auf einem Zeitstrahl (Timeline) angezeigt werden.<\/td><\/tr>
\"\"<\/td>Show\/Hide Search<\/td>\u00d6ffnet bzw. schlie\u00dft den Suchdialog<\/td><\/tr>
\"\"<\/td>Show\/Hide Tag Management<\/td>\u00d6ffnet bzw. schlie\u00dft den Dialog f\u00fcr die Tag-Zuordnung<\/td><\/tr>
\"\"<\/td>Show\/Hide Upload Panel<\/td>\u00d6ffnet bzw. schlie\u00dft den Upload Dialog<\/td><\/tr>
\"\"<\/td>Show\/Hide Users Panel<\/td>\u00d6ffnet bzw. schlie\u00dft den User Dialog<\/td><\/tr>
\"\"<\/td>Show\/Hide Modules<\/td>\u00d6ffnet bzw. schlie\u00dft den Moduldialog<\/td><\/tr>
\"\"<\/td>Nach Namen sortieren<\/td>Sortiert die Liste nach Namen. Je nach vorherigem Verfahre A-Z oder Z-A<\/td><\/tr>
\"\"<\/td>Nach Datum sortieren<\/td>Sortiert die Liste nach Datumswerten auf- bzw. absteigend.<\/td><\/tr>
\"\"<\/td>Dokumente zusammenfassen.<\/td>Markierte Dokumente werden zu einem neuen Dokument zusammengefasst.<\/td><\/tr><\/tbody><\/table>
Die Buttonleiste ist abh\u00e4ngig von der gew\u00e4hlten Darstellungsform.<\/figcaption><\/figure>\n\n\n\n

Die Art und Weise welche Informationen die Darstellungsform enthalten soll, kann \u00fcber folgende Parameter ge\u00e4ndert werden:<\/p>\n\n\n\n

\"\"<\/p>\n\n\n\n

Parameter<\/strong><\/td>Beschreibung<\/strong><\/td><\/tr>
Zeige Tags<\/td>Sollen zugeordnete Tags auf den Dokumenten angezeigt werden.<\/td><\/tr>
Zeigt Benutzer<\/td>Sollen Benutzer die mit dem Dokument in Verbindung stehen, angezeigt werden.<\/td><\/tr>
Dynamische Anpassung<\/td>Soll die Dokumentdarstellung sich dynamisch an die Fenstergr\u00f6\u00dfe anpassen<\/td><\/tr>
Anzahl Eintr\u00e4ge<\/td>Wie viele Dokumente sollen angezeigt werden. Einstellung nur aktiv falls „Dynamische Anpassung“ deaktiviert wurde.<\/td><\/tr><\/tbody><\/table><\/figure>\n\n\n\n

Anzeige von Dokumenten<\/h3>\n\n\n\n

Dokumente k\u00f6nnen in unterschiedlichen Darstellungsformen angezeigt werden. Neben der klassischen (tabellarischen) Form, kann biffo Dokumente auch in zwei weiteren Formen darstellen:<\/p>\n\n\n\n

Listendarstellung<\/strong><\/p>\n\n\n\n

\"\"<\/figure>\n\n\n\n

Die Listendarstellung wird z.B. dann gew\u00e4hlt, wenn die Suche von der Seite „Home“ gestartet wurde. Sie bietet per Default einen Einblick in den Textinhalt und bei einer Suche werden die gefunden Eintr\u00e4ge farblich markiert.<\/p>\n\n\n\n

Kalenderdarstellung<\/strong><\/p>\n\n\n\n

\"\"<\/figure>\n\n\n\n

In dieser Ansicht werden Dokument anhand ihres Dokumentdatum mithilfe einer s.g. Timeline gruppiert angezeigt. <\/p>\n\n\n\n

Wichtig! Die Darstellung ist begrenzt auf max. 200 Eintr\u00e4ge.<\/p>\n\n\n\n

<\/div>\n\n\n\n

Das Dokument<\/h2>\n\n\n\n

Je nach Darstellungsform hat das jeweils dargestellte Dokument einen unterschiedlichen Informationsgehalt und l\u00e4sst direkt andere Operationen zu. Allerdings \u00f6ffnet ein Doppelklick auf die Dokumentdarstellung das jeweilige Dokument.<\/p>\n\n\n\n

\"\"<\/figure>\n\n\n\n

Folgende Informationen werden in dieser Darstellung angezeigt:<\/p>\n\n\n\n

    \n
  1. Der Name des Dokumentes lautet „METRO_RECHNUNG_12.04.2014“. Ein Klick auf den Namen wechselt in die „Dokumentenanzeige“<\/li>\n\n\n\n
  2. Der Benutzer „user1“ wurde mit dem Dokument verkn\u00fcpft<\/li>\n\n\n\n
  3. Der Tag „METRO“ wurde dem Dokument zugeordnet<\/li>\n\n\n\n
  4. Das Dokument umfasst „2“ Seiten<\/li>\n\n\n\n
  5. Das Dokumentdatum lautet „12.04.2014“<\/li>\n\n\n\n
  6. Das Dokument wurde noch nicht in einer weiteren Version archiviert und hat einen Versionsstand von „1“ (Ursprung).<\/li>\n<\/ol>\n\n\n\n

    \u00dcber die Symbolleiste k\u00f6nnen folgende Funktionen ausgef\u00fchrt werden:<\/p>\n\n\n\n

    Button<\/strong><\/td>Funktion<\/strong><\/td>Beschreibung<\/strong><\/td><\/tr>
    \"\"<\/td>Select<\/td>Markiert das einzelne Dokument. Nur sichtbar wenn nicht selektiert.<\/td><\/tr>
    \"\"<\/td>Unselect<\/td>Hebt die Markierung des einzelnen Dokumentes wieder auf. Nur sichtbar wenn selektiert.<\/td><\/tr>
    \"\"<\/td>Dokument anzeigen<\/td>\u00d6ffnet das Dokument und wechselt in die Dokumentenanzeige<\/td><\/tr>
    \"\"<\/td>Dokumente in die Kategorie gel\u00f6scht verschieben?<\/td>L\u00f6scht das einzelne Dokumente aus der aktiven Dokumentenansicht. Dokumente befinden sich danach in der Kategorie „Deleted“.<\/td><\/tr>
    \"\"<\/td> Download PDF<\/td>Erm\u00f6glicht einen Download des Dokuments als PDF<\/td><\/tr><\/tbody><\/table><\/figure>\n\n\n\n
    <\/div>\n\n\n\n

    Die Dialoge<\/h2>\n\n\n\n

    biffo bietet innerhalb der Dokumentendarstellung verschieden M\u00f6glichkeiten einer vereinfachten Dokumenten-Administration an. Neben der Zuordnung von Benutzern und Tags, k\u00f6nnen auch Module auf einzelne oder mehrere Dokument ausgef\u00fchrt werden. Die Zuordnung kann entweder mittels D&D oder \u00fcber einen Druck auf den entsp. Button erfolgen.<\/p>\n\n\n\n

    \"\"<\/figure>\n\n\n\n
    <\/div>\n\n\n\n

    Tags<\/strong><\/p>\n\n\n\n

    \"\"<\/figure>\n\n\n\n

    Das Tags-Panel zeigt alle zur Verf\u00fcgung stehenden Tags an. Die Definition eines Tags erfolgt unter der Kategorie „Tags“.<\/p>\n\n\n\n

    Button<\/strong><\/td>Funktion<\/strong><\/td>Beschreibung<\/strong><\/td><\/tr>
    \"\"<\/td>Tag(s) hinzuf\u00fcgen<\/td>Markierte Tag(s) zu selektierten Dokumenten hinzuf\u00fcgen.<\/td><\/tr>
    \"\"<\/td>Alle Tags ausw\u00e4hlen<\/td>Selektiert alle Tags.<\/td><\/tr>
    \"\"<\/td>Auswahl aufheben<\/td>Hebt die Markierung aller selektierten Tags wieder auf.<\/td><\/tr>
    \"\"<\/td>Neuen Tag erstellen<\/td>\u00d6ffnet den Dialog f\u00fcr das erstellen eines neuen Tags.<\/td><\/tr>
    \"\"<\/td>Tag(s) hinzuf\u00fcgen\/austauschen<\/td>Tag(s) der selektierten Dokumente, mit selektieren Tags austauschen\/hinzuf\u00fcgen.<\/td><\/tr>
    \"\"<\/td>L\u00f6sche Tag(s)<\/td>Tag(s) von den selektierten Dokumente, mit den selektieren Tags entfernen.<\/td><\/tr><\/tbody><\/table><\/figure>\n\n\n\n
    <\/div>\n\n\n\n

    Users<\/strong><\/p>\n\n\n\n

    \"\"<\/figure>\n\n\n\n

    Das User-Panel zeigt alle Benutzer an, die in der biffo-Instanz hinterlegt wurden. Der Dialog ist von der Rollenzuweisung abh\u00e4ngig. Anwender mit der Rolle „User“ k\u00f6nnen keinen neuen Benutzer anlegen.<\/p>\n\n\n\n

    Button<\/strong><\/td>Funktion<\/strong><\/td>Beschreibung<\/strong><\/td><\/tr>
    \"\"<\/td>Benutzer hinzuf\u00fcgen<\/td>Markierte Benutzer zu selektierten Dokumenten hinzuf\u00fcgen.<\/td><\/tr>
    \"\"<\/td>Alle Benutzer ausw\u00e4hlen<\/td>Selektiert alle Benutzer.<\/td><\/tr>
    \"\"<\/td>Auswahl aufheben<\/td>Hebt die Markierung aller selektierten Tags wieder auf.<\/td><\/tr>
    \"\"<\/td>Neuen Benutzer erstellen<\/td>\u00d6ffnet den Dialog f\u00fcr das erstellen eines neuen Benutzers. (rollenabh\u00e4ngig)<\/td><\/tr>
    \"\"<\/td>Benutzer austauschen\/hinzuf\u00fcgen<\/td>Benutzer der selektierten Dokumente, mit selektieren Benutzern austauschen\/hinzuf\u00fcgen.<\/td><\/tr>
    \"\"<\/td>L\u00f6sche Benutzer<\/td>Benutzer von den selektierten Dokumente, mit den selektieren Benutzern entfernen.<\/td><\/tr><\/tbody><\/table><\/figure>\n\n\n\n
    <\/div>\n\n\n\n

    Modules<\/strong><\/p>\n\n\n\n

    \"\"<\/figure>\n\n\n\n

    Module k\u00f6nnen direkt bei der Dokumenten\u00fcbersicht auf selektierte oder mittels D&D auf einzelne Dokumente angewendet werden.<\/p>\n\n\n\n

    Button<\/strong><\/td>Funktion<\/strong><\/td>Beschreibung<\/strong><\/td><\/tr>
    \"\"<\/td>Modul(e) anwenden<\/td>Markierte Module werden auf den selektierten Dokumenten angewendet.<\/td><\/tr>
    \"\"<\/td>Alle Module ausw\u00e4hlen<\/td>Selektiert alle Module<\/td><\/tr>
    \"\"<\/td>Auswahl aufheben<\/td>Hebt die Markierung aller selektierten Module wieder auf.<\/td><\/tr><\/tbody><\/table><\/figure>\n\n\n\n
    <\/div>\n\n\n\n

    Upload Panel<\/strong><\/p>\n\n\n\n

    Das Upload Panel wurde bereits im Kapitel „Verf\u00fcgbare Web-Importer“ innerhalb der Kategorie „Einstieg“ erw\u00e4hnt. Selbiges Upload-Panel kann auch in der Dokumentenansicht angezeigt und genutzt werden. Hierzu m\u00fcssen allerdings die jeweiligen Web-Importer bereits gestartet sein.<\/p>\n\n\n\n

    \"\"<\/figure>\n\n\n\n

    Die Bereitstellung von Dokumenten kann mittels File-Upload, nach Bet\u00e4tigung des Buttons „Select Files“, oder per D&D auf den Import-Prozess selbst initiiert werden.<\/p>\n\n\n\n

    \"\"<\/figure>\n\n\n\n

    Nach Beendigung des Import-Prozesses, erscheint ein Dokumenten-Symbol zwischen dem Upload-Button und dem Importer-Namen.<\/p>\n\n\n\n

    \"\"<\/figure>\n\n\n\n

    Ein Druck auf diesen Button wechselt direkt in die Kategorie „Logfile“ und zeigt nur Informationen \u00fcber den gerade durchgef\u00fchrten Prozess an.<\/p>\n\n\n\n

    \"\"<\/figure>\n\n\n\n

    Konnte z.B. ein Import nicht ausgef\u00fchrt werden, so sind die Gr\u00fcnde an dieser Stelle ersichtlich.<\/p>\n\n\n\n

    \"\"<\/figure>\n\n\n\n
    \"\"<\/figure>\n\n\n\n
    <\/div>\n\n\n\n

    Die Suche<\/h2>\n\n\n\n

    Die SISO-Regel, vergleichbar mit BI-Systemen, gilt auch f\u00fcr die Nutzung bei DMS-Systemen. Das Ergebnis einer Suche kann nur so gut sein, wie das bereitgestellte Material. Gerade der Buchstabe O und die Ziffer 0 bieten ein hohen Fehlerpotential. Wenn also ein Bild (Scann) mit einem schlechten Scanner durchgef\u00fchrt wurde und die Aufl\u00f6sung unter 200dpi gesunken ist, dann braucht man sich \u00fcber „komische“ Suchtreffer nicht wundern. Zus\u00e4tzlich sollte beim Scannen auch auf die korrekt Dokumentenausrichtung geachtet werden.<\/p>\n\n\n\n

    \"\"<\/figure>\n\n\n\n

    Die Suche bzw. der Such-Dialog wurde prim\u00e4r als automatische Abh\u00e4ngigkeitssuche definiert. Bedeutet, alle Eingaben sind von einander abh\u00e4ngig. Diese Funktion kann \u00fcber die Option „Automatische Suche:“ aktiviert oder deaktiviert werden. Zus\u00e4tzlich erfolgt nach Auswahl bzw. Eingabe in dem Suchdialog eine automatischer Refresh der bereitgestellten Dokumente. Ein Druck auf den Button „L\u00f6schen“ entfernt alle Suchkriterien und es werden wieder alle verf\u00fcgbaren Dokumente angezeigt.<\/p>\n\n\n\n

    Beispiel 1 Tags-Suche<\/strong><\/p>\n\n\n\n

    Zeige mir alle Dokumente die mit dem Tag „Vodafone“ versehen wurden. Hierzu wird einfach in dem Selektionsbereich „Tag(s)“ der Tag „Vodafone“ ausgew\u00e4hlt.<\/p>\n\n\n\n

    \"\"<\/figure>\n\n\n\n

    Bei der Auswahl eines Datums z.B. „Dokumentendatum von:“ wird jetzt ersichtlich, dass nur noch ein einziges Datum ausgew\u00e4hlt werden kann.<\/p>\n\n\n\n

    \"\"<\/figure>\n\n\n\n

    Selbige Einschr\u00e4nkungen gelten auch f\u00fcr die Suchbegriffe. Es werden nur noch abh\u00e4ngige Suchbegriffe angezeigt.<\/p>\n\n\n\n

    Beispiel 2 Text-Suche<\/strong><\/p>\n\n\n\n

    Zeige mir alle Metro-Rechnungen aus dem Jahr 2021, die eine Position mit Produkten vom italienischen Hersteller „MUTTI“.<\/p>\n\n\n\n

    Schritt 1 – Auswahl Tag „METRO“<\/p>\n\n\n\n

    \"\"<\/figure>\n\n\n\n

    Schritt 2 – Suche Begriff „MUTTI“<\/p>\n\n\n\n

    \"\"<\/figure>\n\n\n\n

    Gro\u00df- und Kleinschreibung spielt in diesem Zusammenhang keine Rolle, da der Suchindex auf beide Begriffe gleicherma\u00dfen reagiert.<\/p>\n\n\n\n

    Nach Auswahl des jeweiligen Begriff, wird die Anzahl der Dokumente weiter eingeschr\u00e4nkt. Um auch die entsprechenden Inhalte zu sehen, wird in die Listendarstellung gewechselt.<\/p>\n\n\n\n

    \"\"<\/figure>\n\n\n\n

    Schritt 3 – Einschr\u00e4nkung „Datum von“ und „Datum bis“<\/p>\n\n\n\n

    \"\"<\/figure>\n\n\n\n

    Ein Doppelklick auf das Dokument bzw. ein Klick auf den Dokumentennamen, \u00f6ffnet das zugeh\u00f6rige Dokument.<\/p>\n\n\n\n

    Wichtig! Die Suche ist abh\u00e4ngig vom angemeldeten Benutzer und der jeweiligen Kategorie („Dokumente“, „Deleted“, „Archive“). Sollte ein User keinen Zugriff auf ein Dokument haben und\/oder das Dokument sich in einer anderen Kategorie befinden, so wird das in der Suchfunktion ber\u00fccksichtigt. <\/p>\n","protected":false},"featured_media":0,"parent":263,"menu_order":1,"comment_status":"closed","ping_status":"closed","template":"","meta":{"positive":"","negative":"","footnotes":""},"docs_category":[],"_links":{"self":[{"href":"https:\/\/biffo.de\/index.php\/wp-json\/wp\/v2\/docs\/265"}],"collection":[{"href":"https:\/\/biffo.de\/index.php\/wp-json\/wp\/v2\/docs"}],"about":[{"href":"https:\/\/biffo.de\/index.php\/wp-json\/wp\/v2\/types\/docs"}],"replies":[{"embeddable":true,"href":"https:\/\/biffo.de\/index.php\/wp-json\/wp\/v2\/comments?post=265"}],"version-history":[{"count":40,"href":"https:\/\/biffo.de\/index.php\/wp-json\/wp\/v2\/docs\/265\/revisions"}],"predecessor-version":[{"id":1016,"href":"https:\/\/biffo.de\/index.php\/wp-json\/wp\/v2\/docs\/265\/revisions\/1016"}],"up":[{"embeddable":true,"href":"https:\/\/biffo.de\/index.php\/wp-json\/wp\/v2\/docs\/263"}],"wp:attachment":[{"href":"https:\/\/biffo.de\/index.php\/wp-json\/wp\/v2\/media?parent=265"}],"wp:term":[{"taxonomy":"docs_category","embeddable":true,"href":"https:\/\/biffo.de\/index.php\/wp-json\/wp\/v2\/docs_category?post=265"}],"curies":[{"name":"wp","href":"https:\/\/api.w.org\/{rel}","templated":true}]}}